De toepassing van geïntegreerde contracten is in opkomst. Ze biedt voordelen, maar de toepassing kent ook nadelen. Voordelen ten opzichte van het traditionele model zijn ondermeer de verhoogde sturing op tijd en geld, maar daar tegenover staat een verminderde sturing op het kwaliteitsaspect. Er is een angstbeeld ontstaan bij voornamelijk kleine en middelgrote publieke opdrachtgevers, dat zij een verminderde invloed hebben op het ontwerp. Dit angstbeeld vanuit de theorie wordt onderbouwd in de empirie. Opdrachtgevers geven bij een geïntegreerde contractvorm, zeggenschap en invloed uit handen. De opdrachtnemer wordt in hoge mate verantwoordelijk voor het ontwerp én de uitvoering. De opdrachtnemer loopt hierbij risico’s, die traditioneel bij de opdrachtgever liggen. Het uitgangspunt van dit onderzoek is de toepassing van een geïntegreerde bouworganisatievorm. Één van de kenmerken van geïntegreerde bouworganisatievormen is de verschuiving van de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer. Opdrachtgevers zijn bang om hun invloed op het ontwerp kwijt te raken. Dit geld met name voor kleine en middel grote publieke opdrachtgevers. Deze opdrachtgevers vormen de doelgroep van dit afstudeeronderzoek. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: ‘Hoe kan de angst van een verminderde invloed op het ontwerpresultaat, bij geïntegreerde aanbestedingstrajecten, worden weggenomen? Om de hoofdvraag te beantwoorden zijn er onderzoeksvragen gesteld zoals: waar komt de angst vandaan en is deze terecht? Hoe verloopt het geïntegreerde aanbestedingstraject? Wat is invloed voor de opdrachtgevers? Welke sturingsmiddelen zijn er voor handen? In welke fase kunnen zij hun invloed uitoefenen? En hoe gaan de actoren om met hun veranderende rol? Omdat de hoofdvraag zich leent voor een omvangrijke studie, zijn er kaders gesteld aan het onderzoek. Het onderzoek richt zich op: de invloed van de opdrachtgever in de fases tot aan start bouw; geïntegreerde aanbestedingstrajecten; publiek aanbestede werken (door kleine en middelgrote opdrachtgevers). Het onderzoek richt zich op deze processen omdat hier de aanbestedingsregelgeving sterk van toepassing is. De criteria ‘transparant, non-discriminatie en objectief’ zijn van toepassing. Deze criteria vloeien voort uit het EU-verdrag. Ieder proces, elke stap moet volgens deze criteria uit te leggen zijn. Het onderzoek is zowel theoretisch als empirisch uitgevoerd, door middel van een literatuurstudie enerzijds en interviews anderzijds. Vanuit de literatuur is de opkomst van de geïntegreerde contractvormen gesignaleerd. Er zijn steeds meer opdrachtgevers die geïntegreerde vorm willen toepassen. Een geïntegreerde bouworganisatievorm wil zeggen dat de opdrachtgever het ontwerp en de uitvoering aan één partij uitbesteedt. Daarnaast kan het zijn dat de opdrachtgever, naast het ontwerp (Design) en de uitvoering (Build), ook het onderhoud (Maintain), de exploitatie (Operate) en de projectfinanciering (Finance) uitbesteedt. Hoe meer de opdrachtgever zal uitbesteden, des te complexer het traject voor hem wordt. De opdrachtnemer krijgt meer verantwoordelijkheden en draagt meer risico’s, maar hij is vaak beter in staat om deze te beheersen dan de opdrachtgever. Vanuit de literatuur is gekeken naar twee hoofdfasen van het proces tot aan start bouw te weten, de programmeringsfase en de aanbestedingsfase. Tijdens de programmeringsfase maakt de opdrachtgever een keuze voor de toe te passen bouworganisatievorm vanuit de interne, externe en projectorganisatie. Daarna stelt de opdrachtgever zijn wensen en eisen vast. Bij een traditioneel proces vertaalt hij zijn eisen en wensen naar een programma van eisen, welke wordt uitgewerkt naar een ontwerp, bestek en tekeningen. Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm legt de opdrachtgever zijn eisen en wensen vast in een vraagspecificatie. Op basis van de vraagspecificatie besteedt de opdrachtgever zijn opdracht uit. De opdrachtgever is in vele gevallen vrij van het kiezen van de toe te passen aanbestedingsprocedure. Er is een bepaalde structuur te onderscheiden in verschillende aanbestedingsprocedures, die in vele gevallen hetzelfde is. Deze structuur is als volgt: aankondiging van de opdracht (1), eventuele kwalificatie (2), het uitnodigen tot inschrijven (3), het inlichten van de partijen (4), inschrijven van de geselecteerden (5), de beoordeling en de gunning van de opdracht (6) en het sluiten van het contract (7). De aanbestedingsregelgeving wordt als belemmerend en complex ervaren, daarnaast moeten publieke processen transparant, non-discriminerend en objectief zijn. Bij een geïntegreerde aanbesteding moet de opdrachtgever beoordelen en gunnen op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dat wil zeggen dat de opdrachtgever niet alleen op prijs gunt, maar ook de kwaliteit laat meewegen. De beoordeling van kwaliteit is in bepaalde mate subjectief, wat één van de redenen is waarom opdrachtgevers moeite hebben met het geïntegreerde aanbestedingstraject. De actoren in het bouwproces zijn nog niet helemaal gewend aan hun (nieuwe) rol bij een geïntegreerde bouworganisatievorm. Opdrachtgevers hebben moeite met het uit handen geven van verantwoordelijkheden en zeggenschap. Er zijn een 18-tal interviews afgenomen met professionals (zeven opdrachtgevers, zeven adviseurs en vier aannemers) die ervaring hebben met geïntegreerde contractvormen. De empirie bevestigd het beeld dat opdrachtgevers bang zijn om hun invloed op het ontwerp te verliezen bij een geïntegreerde contractvorm. Velen van hen zien de voordelen van geïntegreerde bouworganisatievormen, zoals de verhoogde sturing op tijd en geld door de opdrachtgever, een betere risicoverdeling, grotere betrokkenheid van beide partijen in de beginfase, maar dus ook het nadeel van een verminderde sturing op de kwaliteit van de opdrachtgever. De grotere opdrachtgevers herkennen het angstbeeld wel, maar ondanks de verminderde invloed op het ontwerp, zijn zij gunstig gestemd over de toepassing van geïntegreerde contractvorm. Zij hebben ervaring met het geïntegreerde aanbestedingstraject en vinden dat er genoeg mogelijkheden zijn om je invloed te laten gelden. Zij zijn beter in staat om het hun processen te structureren. Volgens hen is er veel mogelijk binnen de kaders van een geïntegreerde bouworganisatievorm wanneer de opdrachtgever aanbestedingsproces gestructureerd en volledig doorloopt. De opdrachtgever moet daarbij wel inzien doordat hij meer sturing op tijd en geld heeft, hij zeggenschap over de kwaliteit moet inleveren. De grotere opdrachtgevers vinden dat zij, binnen de juridische kaders, voldoende vrijheid in het aanbestedingsproces hebben. Het proces is echter wel behoorlijk complex. De respondenten geven daarbij aan dat opdrachtgevers hun invloed gericht kunnen uitoefenen door middel van: de vraagspecificatie doordacht en functioneel op te stellen; de gunningscriteria zo op te stellen dat de aanbieders indirect gedwongen worden om een kwalitatief hoogwaardig product aan te bieden; de aanbestedingsprocedure: de concurrentie gerichte dialoog (vaker) toepassen; het toetsen en accepteren van het ontwerp en de voortgang van de opdrachtnemer door middel van het toetsings- en acceptatieplan en kaders op te nemen waarbinnen wijzigingen kunnen worden voorgesteld na het gunningsmoment. De uitkomst van het onderzoek is een handleiding om de angst van de doelgroep weg te nemen. Daarbij is er een geïntegreerd proces, tot aan start bouw, ontwikkeld. Er zijn een aantal sturingsmiddelen opgenomen en er wordt toegelicht hoe deze moeten worden gehanteerd om je invloed te kunnen maximaliseren. De handleiding schrijft vanuit verschillende invalshoeken voor, hoe en wanneer een opdrachtgever zijn invloed kan uitoefenen. Omdat de kennis van verschillende processen van aanbestedingstrajecten gefragmenteerd is, zijn vanuit diverse bronnen, zowel uit de theorie als de empirie, de processtappen samengevoegd en doorontwikkeld. Daarnaast worden de belangrijkste op te stellen voorwaarden gedefinieerd, zoals aangegeven door de respondenten. Naast het proces en deze voorwaarden, is de dialoog als aanbestedingsinstrument vormgegeven. De opdrachtgever wordt geadviseerd om daarbij: 1. een helder en gestructureerd proces te doorlopen; 2. de belangrijkste voorwaarden op een juiste manier op te stellen in dit proces en 3. de uitgewerkte dialoog als sturingsmiddel te gebruiken. 1. PROCESMATIG DOORLOPEN VAN HET GEINTEGREERDE PROCES Voornamelijk de grotere opdrachtgevers, de aannemers en de meeste adviseurs geven in de interviews aan dat, wanneer een opdrachtgever bewust en gestructureerd het volledige proces doorloopt, hij voldoende invloed kan uitoefenen. Dit proces is echter complex en kost veel tijd, kennis en kunde. Het vraagt ervaring om het proces goed te kunnen doorlopen. De opdrachtgever moet in de initiatieffase een bouworganisatievorm kiezen voor zijn (her-)huisvestingsvraag. In de definitiefase stelt hij verschillende voorwaarden, zoals de scope, een risico-inventarisatie, een ambitiedocument, zijn selectiecriteria, de vraagspecificatie, de gunningscriteria en het toetsing- en acceptatieplan, op. Deze voorwaarden, waarin richtlijnen zijn opgenomen, zijn bepalend voor de invloed die de opdrachtgever kan uitoefenen gedurende het verdere verloop van het proces. Tijdens de aanbestedingsfase maakt de opdrachtgever zijn opdracht bekend, kondigt hem aan, selecteert hij de juiste partijen en doorloopt de dialoogprocedure. Er volgt een inschrijving van de aanbieders, waarna de opdrachtgever beoordeelt en een aanbieder de opdracht gunt. Tijdens de uitwerkingsfase, wanneer de opdracht gegund is, kan de opdrachtgever wijzigingen binnen de kaders van het uitwerkings- en realisatieplan doorvoeren. Hij kan de voortgang van de opdrachtnemer controleren door middel van het toetsings- en acceptatieplan. 2. INVLOED UITOEFENEN DOOR HET OPSTELLEN VAN BELANGRIJKE VOORWAARDEN BINNEN HET PROCES Door middel van het opstellen van een aantal belangrijke documenten, stelt de opdrachtgever zichzelf in staat om zijn invloed, tijdens en na het aanbestedingstraject te laten gelden. Deze documenten zijn voorwaarden en bevatten richtlijnen. Deze voorwaarden zijn ondermeer: de vraagspecificatie, de gunningscriteria, het toetsing- en acceptatieplan en het uitwerkings- en realisatieplan. Het blijkt uit de literatuurstudie en de interviews dat opdrachtgevers moeite hebben met het opstellen van de vraagspecificaties. Vaak is de vraagspecificatie niet de juiste invulling van de wensen van de opdrachtgever. Functioneel gestelde eisen moeten meetbaar gemaakt worden. De gunningscriteria zijn gekoppeld aan de vraagspecificatie. Er wordt gegund op basis van prijs/kwaliteit verhouding, daarbij speelt subjectiviteit een rol. De opdrachtgever moet zijn subjectieve eisen zoveel mogelijk objectiveren. Het toetsings- en acceptatieplan stelt de opdrachtgever in staat om de voortgang van de opdrachtnemer te controleren. Vooraf is er een plan opgesteld waarop de opdrachtgever gaat toetsen en eventueel accepteren. Er zijn hier richtlijnen over opgenomen in het UAV-gc. De opdrachtgever mag: documenten, zelfstandige hulppersonen, werkzaamheden en de resultaten ervan, toetsen en accepteren. De opdrachtgever neemt bij acceptatie geen verantwoordelijkheid terug. In het uitwerkings- en realisatieplan zijn kaders opgesteld, waarbinnen de opdrachtgever invloed kan uitoefenen op het ontwerp. Zo kan hij op niveau van bijvoorbeeld de stopcontacten of de kleur van de deuren, nog wijzigingen doorvoeren. 3. DE DIALOOG ALS AANBESTEDINGSPROCEDURE EN ALS STURINGSMIDDEL Zowel de theorie als de respondenten geven aan dat het missen van een dialoog tussen de opdrachtgever en de ontwerpende partij als ‘ongezond’ wordt ervaren in een geïntegreerd aanbestedingstraject. De aanbestedingsprocedure, de concurrentiegerichte dialoog (CD) komt hierin tegemoet. Een nadeel van de CD is dat het ARW voorschrijft dat de CD slechts in beperkte mate mag worden toegepast. Namelijk in het geval van een bijzonder complexe opdracht. Met een bijzonder complexe opdracht wordt in het ARW bedoeld dat de opdrachtgever ‘objectief niet in staat is om de technische middelen, de juridische en of financiële voorwaarden te specificeren’. De aanbeveling is om deze procedure vaker toe te passen, zodat opdrachtgever in staat wordt gesteld om in overleg te treden met ontwerpende partijen. De keren dat de CD is toegepast (minder dan 25 keer sinds 2005 en voornamelijk bij grond, weg en waterbouw projecten) verliep de dialoog niet altijd soepel. Er is een procedure ontwikkeld waarbij de opdrachtgever en aanbieder, volgens protocollen in overleg met elkaar treden. Het proces kan worden onderverdeeld in drie dialoogfasen te weten: fase 1 bespreking van de visie van de aanbieder fase 2 bespreking van varianten op schetsniveau fase 3 bespreking van verder uitgewerkt ontwerp De handleiding is een advies gericht aan de opdrachtgever hoe hij zich zou moeten opstellen bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, om zijn invloed te kunnen uitoefenen en te maximaliseren. Het geïntegreerd aanbesteden van werken is een complexe materie, daarom wordt als advies gegeven om het uiteengezette proces stap voor stap te doorlopen. De opdrachtgever heeft vele overwegingen te maken in dit proces. Er bestaan een aantal mogelijkheden om je invloed voor, tijdens en na het aanbestedingstraject te kunnen uitoefenen, maar daar moet de opdrachtgever zich bewust van zijn. Naast het proces stap voor stap te doorlopen, zijn er een aantal voorwaarden op te stellen, waarmee de opdrachtgever zijn invloed kan uitoefenen. Door de adviezen uit de handleiding, ter hand te nemen, heeft de opdrachtgever een aantal mogelijkheden om zijn invloed vast te leggen in richtlijnen. Daarnaast kan de opdrachtgever de dialoog als sturingsmiddel gebruiken. De dialoog als sturingsmiddel is verder ontwikkeld en kan worden toegepast in de praktijk. Het valt aan te bevelen om de voorwaarden; het toetsing- en acceptatieplan en het uitwerkings- en realisatieplan verder en dieper uit te werken. In dit onderzoek zijn zij aangeduid als belangrijk sturingsmiddel om invloed te behouden voor de opdrachtgever, maar verder wetenschappelijk onderzoek naar deze plannen ontbreekt vooralsnog. Gezien het tijdsbestek van dit afstudeeronderzoek en de complexe aard van het geïntegreerde aanbestedingstraject kon hier niet dieper op worden ingegaan.