Probleem In de huidige economische situatie (2009) zijn bedrijven genoodzaakt het aantal banen te verminderen. Voor ING Nederland heeft dit directe consequenties voor de huisvesting. Door de continue veranderingen in de organisatiestructuur en fluctuaties in het aantal medewerkers ontstaan mismatches tussen vraag en aanbod die vragen om een flexibel portfoliobeheer. Door meer flexibiliteit in de portfolio kunnen onnodige kosten bespaard worden en kan beter aan de kwalitatieve en kwantitatieve vraag voldaan worden. Op dit moment is er te weinig inzicht in wie en wat de gebruiker is om de functionele eisen vast te kunnen stellen en acties te ondernemen om de mismatches op te lossen. Daarbij wordt de flexibiliteit op dit moment beperkt door een niet doordacht beleid voor investeringen en desinvesteringen. En is het voor ING nog niet duidelijk welke gebouwen belangrijk zijn voor de organisatie en hoe deze binnen de portfolio behouden kunnen worden wanneer kantoorruimte afgestoten dient te worden. Vraagstelling Op welke manier kan een portfolio analyseinstrument bijdragen aan het strategisch beheren van de vastgoedportfolio door inzicht te bieden in de gebruikers, hun specifieke wensen aan huisvesting en de mogelijkheden die er zijn om het aanbod aan de vraag te matchen, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin? DAS Framework Het DAS Framework (Designing an Accommodation Strategy) (De Jonge, Arkesteijn, et. al. , 2008) beschrijft een manier om de doelen (de vraag) en de middelen (het aanbod) op elkaar af te stemmen. Het Framework is flexibel opgesteld zodat voor zowel verschillende actoren als verschillende soorten vastgoed, op verschillende niveaus en voor verschillende tijdbestekken de afstemming opgesteld kan worden. De methode heeft vier afstemmingsmomenten van waaruit begonnen kan worden de strategie vorm te geven. 1 Mismatch tussen huidige vraag en huidig aanbod Wat hebben we nodig? vs Wat hebben we? 2 Mismatch tussen toekomstige vraag en huidige aanbod Wat zouden we nodig kunnen hebben? vs Wat hebben we? 3 Alternatieven Overbruggen mismatch toekomstige vraag en huidig aanbod Wat hebben we? vs Wat zouden we nodig kunnen hebben? 4 Step-by-step plan Het realiseren van: Wat is in de toekomst gewenst? Theorisch kader Als basis voor dit onderzoek worden de verschillende ele-menten in het ‘DAS Framework’ (De Jonge, Arkesteijn, 2008) gebruikt en uitgewerkt in zes deelgebieden. 1 Necessities De huidige en toekomstige vraag zijn de wensen en eisen (‘Necessities’) van de organisatie. Door het groeperen van afdelingen in clusters wordt de vraag geoptimaliseerd. Als opdelingscriteria worden vijf eigenschappen gebruikt: 1 Codificeerbaarheid 2 Afhankelijkheid 3 Scope 4 Representatie 5 Functie De kwalitatieve vraag van de gebruiker wordt vertaald in concrete vastgoedeigenschappen door middel van vier stappen: 1 Weegfactoren strategische doelstellingen 2 Weegfactoren criteria per strategische doelstelling 3 Schaalverdeling eigenschappen per criterium 4 Tetra bepaling weegfactoren en schaalverdelingen De kwantitatieve vraag wordt beschreven in werkplekken door de bezettingsgraad en flexratio per gebruikersgroep te vermenigvuldigen met het aantal werknemers. 2 Supplies Het huidige en toekomstige aanbod van de portfolio (‘Supplies’) beschrijft welke middelen voorhanden zijn om de organisatie te huisvesten. Het kwalitatieve aanbod wordt bepaald door de beoordeling van de gebouwen op de schaalverdelingen die bij de kwalitatieve vraag zijn gedefinieerd. Het kwantitatieve aanbod wordt beschreven in het aantal beschikbare werkplekken van de gebouwen. 3 Fitting Het matchen van de huisvestingsvraag, kwalitatief en kwantitatief, met de beschikbare portfolio wordt in dit onderzoek ‘Fitting’ genoemd. De kwalitatieve fitting wordt verkregen door de kwalitatieve beoordeling van de gebouwen af te zetten tegen de kwalitatieve eisen (welke gebouwen zijn geschikt bevonden per gebruikersgroep), de kwantitatieve fitting door het verschil tussen de huidige en toekomstige beschikbare en gevraagde ruimte. 4 Decisioning ‘Desicioning’ beschrijft in dit onderzoek het opstellen van alternatieven om de mismatch tussen vraag en aanbod door gebouwingrepen op te lossen. Elke portfolio samenstelling wordt opgebouwd vanuit vier analysemomenten. Eerst wordt nagegaan wat wenselijk is, vervolgens wat de ruimtebehoefte is, dan wat mogelijk is en als laatste wat noodzakelijk is. 1 Eerste analysemoment beoordeeld welke van de beheerde gebouwen aansluit bij de kwalitatieve vraag. 2 Tweede analysemoment wordt bekeken in welke mate de keuze van de gebouwen op basis van de kwalitatieve normen matcht met de ruimtebehoefte van de organisatie. 3 Derde analysemoment geeft een overzicht in welke mate de gewenste portfolio samenstelling op basis van analysemoment één en twee, binnen het natuurlijk verloop van de huurcontracten gerealiseerd kan worden. 4 Vierde analysemoment geeft inzicht welke ingreep genomen kan worden aan de hand van de verhouding tussen de houdbaarheid voor de organisatie en de afstootbaarheid van de gebouwen in de markt. De uitkomsten van de verschillende analyses bepalen de objectbeslissingen per gebouw om tot een passende portfolio samenstelling te komen. 5 Considering Het vergelijken en afwegen van de alternatieven in financiële zin wordt in dit onderzoek ‘Decisioning’ genoemd. De discounted cash flow berekening geeft per alternatief aan wat de totale investering is bekeken over een bepaalde tijdsperiode. Het verschil in DCF waarde geeft aan welke samenstelling het meest rendementbewust is. Daarnaast zal de invloed van elke portfolio samenstelling op de winst- en verliesrekening aangegeven worden. 6 Executing De objectbeslissingen van de meest geschikt bevonden portfoliosamenstelling kunnen vertaald worden in een stappenplan zodat bij uitvoering (‘Executing’) ervan de portfolio op een afgewogen manier beheerd wordt. Model De theorie van de bovenbeschreven deelgebieden is omgezet in een model zodat de werkbaarheid vergroot wordt. Om de practische toepasbaarheid van het model te testen in een case opgesteld. Als case is ING regio amsterdam gebruikt. In het consideringssheet kan de vraag naar en het aanbod van de huisvesting geanalyseerd worden. De analysemomenten geven inzicht welke gebouwen gewenst zijn, welke huisvesting gevraagd wordt en wat per gebouw mogelijk is. In hetzelfde sheet kunnen objectbeslissingen aan gebouwen gegeven worden, zodat de match tussen vraag en aanbod gerealiseerd kan worden met inachtname van de mogelijk- en onmogelijkheden van de individuele gebouwen.